仕事に忙殺される日々からの脱出！「Todoist活用とGTDの実践」

はじめに

Todoistの活用で実感した効果は

　・やるべき事を全て把握できているという安心感が得られる

　・思考を整理しタスク完了までのシミュレーションができる

　・優先度の高いタスクから効率よく作業が進められる

　・タスクの忘れ物がなくなる

　・習慣化がしやすくなる

　・時間を効率よく使うことができる

となります。

これは、どのWebツールを利用しても得られる効果ですが、見栄えもよく、出来る限りストレスなく整理できるところがTodoistの良いところではないかと考えています。

自分流の整理方法

やるべき項目を全て洗い出す

まずは、どんな些細なことでも頭の中にある「やるべきタスク」を全て出しきります。

何を行うのかという事を意識するため、全て動詞で完結するように項目を洗い出しました。

自分は利用しませんでしたが、何を抽出すればいいのか分からない場合は、ちまたに溢れている「トリガーリスト」を利用すると良いかもしれません。

ちなみにライフログを取る訳ではないので、食事をする、風呂に入る、歯を磨くなど管理しないタスクまでは抽出しませんでした。

大きな作業は小さな作業に

漠然とした項目だと何を行うのか分からなくなるので、できる限り小さな作業に分けました。
例えば「新車を購入する」という漠然な項目ではなく
　「購入時期を決定する」
　「試乗する（購入予定の車種毎に作成）」
　「クルマの見積もりを比較する」
　「現在のクルマの下取り査定を行う」
　「新車を契約する」
などのように細分化しておくと、具体的な進め方まで整理できます。

「タスクの階層化機能がないWebツールは利用すべきではない！」と言い切れるぐらい重要な機能です。

Todoistでは、無料アカウントでタスク階層化が利用できるので非常に便利でした。

Toodledoをやめた理由は、この機能が有料アカウントでしか利用できないことが大きかったです。

タスクの分類化

分類は上記のタスクを把握しやすいようにするために利用しています。

大分類・中分類は、基本変更しません。（中分類はプロジェクトによって追加します）

小分類は、タスクを細分化した時に利用します。

上記タスクを各分類に振り分けます。

自分は大分類、中分類を以下のようにしています。

「Inbox」：　分類分けの前に一旦格納する場所

「仕事」：　仕事に関係するタスクを格納

　・朝タスク
　・組織運営
　・業務単位のプロジェクト（複数）

「プライベート」：　プライベート関係するタスクを格納
　・GTD
　・学習
　・資産管理
　・投資計画
　・健康
　・旅企画
　・その他のプロジェクト（複数）

「やることリスト」：　主にルーティーンタスクを格納

　・カード管理
　・家計簿管理
　・税金管理
　・その他雑用

「買い物」：　買い物リストを記載する

「メモ」：　タスクのテンプレートを保存しておく

タスクに期日をつける

期日は、期限ではなく、作業を実行する日にしています。

期限があるタスクは、「タスク名＋（期限）」といった名前に変更します。

期限がないタスクは、期限を再検討する日を一旦入力しておきます。

自分の場合、仕事に関するタスクなら月曜日に設定し、プライベートに関するタスクなら日曜日に設定しています。

優先順位をつける

自分は、タスクの洗い出しと細分化、タスクの期限設定の時点で優先順位も付けています。

Todoistには優先順位によって色分けを行う機能がありますが、あまり有効に活用できていません。

注力したい項目などがあれば、優先順位を高く色分けしている感じかな。

常に最新にする

ここまでの作業を無駄にしないためには、逐次状況を更新（タスク追加、完了チェック、スケジュール変更）を行い、常に最新の状況を維持するように心がけています。

最新の状態が維持できなくなると、タスク管理の効果が実感できなくなり、混沌としたタスク管理に逆戻りになってしまいます。

常に最新に更新することが、タスク管理を継続するポイントです。

参考

Todoistを利用するにあたって、便利な機能を紹介しておきます。

（１）タスク名を太文字にする方法

　　タスク名を「!!タスク名!!」と記載すると、タスク名が太文字で表示されます。

　　複数タスクをまとめたプロジェクト名で利用すると見やすくなります。

（２）タスク名を斜体にする方法

　　タスク名を「_タスク名_」と記載すると、タスク名が斜体で表示されます。

　　複数タスクの切れ目を分かりやすくするため、斜体のタスクを挿入しています。

まとめ

Todoistの使い方というより、GTD（Getting Things Done）を継続させるための紹介になってしまいましたが、どのようなWebツールを利用するとなっても、基本となる考え方は同じかと思います。

Todoistの有料プランになると、もっと便利な機能が提供されるようですが、自分的には今の機能だけでも十分満足できる機能なので、有料プランに変更する意味があまりありません。

でも、少し言いすぎかもしれませんが、今や人生において無くてはならないツールとなっているので、このような便利なサービスを維持してもらうために有料プランに変更してもいいかなとも思っています。

早く自分流のタスク整理方法を確立して、その方法が実現できるツールに巡り合うことができれば、仕事にもプライベートにも時間を効率よく利用できるようになるので、人生をより豊かにすることができると考えています。

「混沌とした作業に忙殺されているよな！」と感じた時、今回紹介した方法を試してみてはいかがでしょうか。

おしまい。

仕事に忙殺される日々からの脱出！「試行錯誤からTodoistの活用まで」

はじめに

「人生における貴重な時間を仕事にだけ費やしていて本当に幸せなのか？」という疑問を抱き、これまで

　・PMP資格の取得
　・短時間で過去のノウハウを得るために読んだ数々のビジネス本
　・GTD（Getting Things Done）実践のために導入したWebツール

を行ってきました。

どれも自分にとってのゴールを達成するのに役立つノウハウとなっているのですが、今回は、その中で特に役に立っているツールについて紹介します。

Webツールを試行錯誤

過去、色々なWebツールを試行錯誤で利用してきました。

一旦、toodledoを活用することにして仕事を進めていた頃

そして、2015年の3月からTodoistを利用し始めてから、現在までTodoistに落ち着いています。

2016年の生産性

ほぼ不満なくTodoistを利用しているのですが、その中でお気に入りの機能があります。

それは、Todoistを利用していると年度単位で生産性が報告されてくるところ。

完了タスク数

自分は1年間で3169個のタスクを完了させたようです。

8.7件/日の処理を完了してきたと思うと相当な量を完了してきたと実感しますね。

頑張った月

6月は組織変更の引き継ぎ処理の関係で作業が多かったと思われます。

他人の仕事を引き受けると、その仕事が落ち着くまで忙しくなるのが数字上からも分かりますね。

頑張った曜日

ノー残業デーの水曜日が一番作業を完了していたのは意外でした。 

タスクの整理を行った時に一気にサブタスクも完了していたのが原因でしょうか。

生産的な時間帯

15:00が生産的な時間帯となっていますが、実際は午前中に完了してきたタスクの完了処理をしていたのが原因でしょうか。

先延ばしした曜日と時間帯

自分は、一旦、仕事のタスクを翌週の月曜日に寄せておいて、作業完了ペースに沿ってそのタスクを違い日に振り分ける使い方をしています。

Todoistの自分的な使い方が結果に出たようです。

カルマポイント

カルマポイントが11509ポイントが多いのか少ないのか分かりませんが

現在、8つの階級の中で上から2つ目のグランドマスターの位置にいます。

Todoist利用率

どうやら自分は、Todoistユーザ全体のトップ1%にいるようです。

これは凄い事なのかも。。。

まとめ

これだけ便利に活用させていただいているTodoistですが、自分は、なんと無料アカウントのヘビーユーザなんです。

課金しなくても十分活用できる優れたアプリなので利用することをオススメします！

次回は、自分なりの使い方をご紹介します。

花見に行って新たな発見！「清水寺の狛犬さん」

花見シーズンももうすぐ終わり。。

やっと、年度末の仕事も落ち着いてきて、自分の時間を取れるようになりました！

今年の桜シーズンはもうすぐ終わりそうですが、「是が非でも花見をする！」ってことで、いつもの散歩コースに出かけました。

智積院

秋の紅葉と春の桜がとても綺麗な穴場的な場所である智積院に立ち寄ります。

ここは人が少なくて快適に花を見ることができ、お坊さんも親切だからお気に入りの場所なんです。

まだ何とか綺麗な桜を見ることができました。

このお寺は、とても落ち着くなー。

豊国神社

豊国神社にも参拝します。

醍醐で花見をした秀吉さんも、きっと桜が好きだったと思われます。

豊国神社でも綺麗な桜が咲いていました。

八坂神社

四条河原町で買い物をした後、八坂神社に立ち寄ります。

季節外れの祇園囃子が聞こえきたので本殿に近づいてみると、どうやら今日は何かのイベントを行っていたようです。（鉾対抗の祇園囃子大会のような。。。）

清水寺

最後の締めは清水寺です。

ここで衝撃的な発見をしました。

いつもの清水寺の仁王門なのですが、ここにいる二匹の狛犬さんの口が両方開いているじゃないですか！

通常は、口を大きく開けている「阿形（あぎょう）」の形に対し、もう一方は、口を閉じた「吽形（うんぎょう）」の対になっているはずなのですが、ここは２匹とも「阿形」になっています。

これ今まで気づかなかった！！

来週からは新人さんへの技術説明があるので、ゴールデンウィークまでは忙しくなりそうです。

まあ、本日、綺麗な桜を見ることができたので、来週からも頑張れそうかな！

今年度最後の出張へ！「久々の太宰府天満宮編」

温泉でぬくぬく

二日市温泉

熊本から二日市まで在来線で移動したので、二日市駅に着いたのは22時頃でした。

二日市で宿泊することにしたのは、太宰府天満宮の近くにあり、しかも加水・加熱も一切行っていない源泉かけ流しの温泉がビジネスホテルで入浴できるためです。

ここの温泉は、それほどメジャーな場所ではないと思うのですが、奈良時代から開湯の歴史を持つ温泉街で、夏目漱石さんが新婚旅行で訪れた場所なんだそうです。

今回宿泊した「アイビーホテル筑紫野」の武蔵の湯は、ほのかに硫黄の臭いがして入浴すると肌が少しピリピリする温泉でした。

結局、夜と翌朝の２回入浴したのですが、もっと入浴したかったな。。

ちなみに大浴場は、宿泊施設の隣にあります。

外を歩いて大浴場へ移動するので寒かった！

隣には1860年創業の歴史ある博多湯がありました。

目の前には、公衆浴場で料金が最安値の250円で入浴できる「御前湯」もありました。

次はホテルの温泉だけじゃなく、外湯にもチャレンジしたいな。

太宰府天満宮に近くにある宿泊場所だったからここにしたので、温泉にはそれほど期待していませんでしたが、良い意味で裏切られました。

博多の近くにあり、それほど高くもなく、泉質の良い温泉だったので、また立ち寄りたいと思います。

有名なカレー店

あと、二日市駅の前にある有名なカレー店「小林カレー」がありました。

昨日の夕食で食べたかったのですが、到着が遅かったので閉店してた。。。

開店も11時からなので今回はスルーしましたが、ここも次回に立ち寄りたいです。

観光スタート

太宰府天満宮

JR二日市駅から歩いて4,5分ほどの場所にある西鉄紫駅から太宰府駅へ向かいます。

JR二日市駅から太宰府天満宮まで西鉄バスでも行けるのですが、値段が電車の倍ほどするので鉄道移動がオススメ！

久々に西鉄に乗車しましたが、この独特な色の電車を見ると「西鉄！」って感じがしてワクワクする〜。

ホテルを出てから30分ほどで太宰府駅に到着です。

この前にある観光案内所で「門前まつり スタンプラリー」の台紙をゲットしてイベントに参加します。

ポイントラリーのチェックポイントである太宰府館の前にあった「揚子江 太宰府店」で肉まんを購入しました。

ここの肉まんは、玉ねぎが沢山入っているからか肉汁いっぱいで、甘く美味しかったです。

後で調べると、どうやら有名店だったよ。

参道を抜けると太鼓橋がありました。

大きさ的には大阪の住吉大社の方が大きいかな。。

梅が綺麗に咲いていた天満宮の本殿です。

本殿の前には、すごい人が並んでいたので、正面からの参拝はスルーして、誰もいなかった本殿の裏側から参拝しておきました。

天満宮の牛さんをなでなで。

九州国立博物館

次に向かったは九州国立博物館です。

京都国立博物館の年間パスを持っていると無料で入場できてお得なんですよね。

エレベータに乗り山頂に向かいます。

最後にカラフルなトンネルを通過します。

すると、やっと到着した本館となります。

京都国立博物館の何倍の敷地なんでしょうか？

九州国立博物館は、古代とアジア各国とのやり取りがメインテーマとなっていて、お気に入りの展示物が沢山ありました。

残念ながら展示物の撮影はできませんのでエントランスのみ写真をパチリ

鬼瓦のペイントを行うイベントを行っていたので参加しました。

ペイントだけと思って舐めていましたが、思ってたより時間がかかってしまった。。。

太宰府天満宮の参道

帰り道の参道にある「かさの家」で梅ヶ餅を食べたり

スタバで熱々のチャイティーラテを飲んだりして、ゆっくりした時間を楽しみました。

最後に観光案内所に寄って、今回のスタンプラリーのプレゼントをゲットします。

素敵な耳かきをいただきました。

博多駅

帰りの新幹線の時間が近づいてきたので、このあと博多駅へ向かいました。

博多駅では、アミュプラザ博多に行ってセゾンカードを解約処理を行い、その後、マルイ博多で大砲ラーメンを食べたりして過ごしました。

エポスカードを見せると煮玉子を無料でトッピングしてくれてお得だった！

お腹も一杯になったので、急いで新幹線に乗り込み京都へ帰宅しました。

出張という名の旅行でしたが、とても充実した二日間だったです。

来年度はどこに行こうかな。。

おしまい。

今年度最後の出張へ！「がんばろう！熊本編」

はじめに

今年度最後の出張は、2016年1月25日以来の熊本となりました。

大地震の影響で、今でも豊肥本線が途中までしか運行しておらず、国道57号線も阿蘇大橋近辺で発生した土砂崩れで寸断したままです。。。

自分は、いつものように新幹線で熊本入りします。

熊本駅では、巨大な「くまモン」がお出迎えしてくれました。

阿蘇に向かって

気象庁震度階級では最も大きい震度7を観測した益城町って、正直どこか分からなかったのですが、熊本空港が「益城熊本空港」と呼ばれていることを初めて知って、この辺りが最も震度が強かったことを理解しました。

この写真は熊本空港に展示されていた戦後初の国産旅客機「YS-11」です。

飛行機に乗るは嫌いですが、観るのは大好き！

これって今でも飛行できるんじゃないかと思えるぐらい綺麗に整備されていました。

地震の爪痕

楼門と拝殿が倒壊した阿蘇神社にも寄りたかったのですが、仕事の時間の関係で寄ることはできず。。。心の中で参拝しておきます。

仕事も無事に終了し、レンタカーを返却するために熊本駅に引き返します。

返却する時間まで１時間程あったので、せっかくだから熊本城へ向かいました。

熊本城の近辺は、当然閉鎖されていて近づくことができませんが、出来る限り近くで観たかったので、偶然見付けた独立行政法人国立病院機構 熊本医療センターの駐車場へ行って、熊本城を観ることにします。

駐車場から見えた「未申櫓」です。

石垣が崩壊していて痛々しい。。。

この後、加藤神社へは行くことができると聞いたので、加藤神社へ向かいます。

途中にあった石垣も崩れてました。。。

安全のためか砂袋で石垣が崩壊するのを防いでいました。

熊本城の中には近づけないように制限されています。

熊本城の天守閣にもっとも近づける加藤神社に到着しました。

加藤神社から見えた天守閣です。。。

石垣が崩れているだけでなく瓦も多数落ちており、あの立派な天守閣がとショックを受けます。。。

熊本の象徴でもある熊本城が早く復旧してくれないと。。。

この近辺に咲いていた桜のように、また美しい姿に戻ることを願っています。

この後、福岡へ向かいました。

つづく。