読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

真面目なほどに気まぐれ日記

日々の栄養補給として1日1回(?)を目安に投稿してみる日記です。

仕事に忙殺される日々からの脱出!「Todoist活用とGTDの実践」

f:id:ecoboo:20170502122530j:plain

はじめに

Todoistの活用で実感した効果は

 ・やるべき事を全て把握できているという安心感が得られる

 ・思考を整理しタスク完了までのシミュレーションができる

 ・優先度の高いタスクから効率よく作業が進められる

 ・タスクの忘れ物がなくなる

 ・習慣化がしやすくなる

 ・時間を効率よく使うことができる

となります。

これは、どのWebツールを利用しても得られる効果ですが、見栄えもよく、出来る限りストレスなく整理できるところがTodoistの良いところではないかと考えています。

 

 

自分流の整理方法

やるべき項目を全て洗い出す

まずは、どんな些細なことでも頭の中にある「やるべきタスク」を全て出しきります。

何を行うのかという事を意識するため、全て動詞で完結するように項目を洗い出しました。

自分は利用しませんでしたが、何を抽出すればいいのか分からない場合は、ちまたに溢れている「トリガーリスト」を利用すると良いかもしれません。

ちなみにライフログを取る訳ではないので、食事をする、風呂に入る、歯を磨くなど管理しないタスクまでは抽出しませんでした。

 

 

大きな作業は小さな作業に

漠然とした項目だと何を行うのか分からなくなるので、できる限り小さな作業に分けました。
例えば「新車を購入する」という漠然な項目ではなく
 「購入時期を決定する」
 「試乗する(購入予定の車種毎に作成)」
 「クルマの見積もりを比較する」
 「現在のクルマの下取り査定を行う」
 「新車を契約する」
などのように細分化しておくと、具体的な進め方まで整理できます。

 

「タスクの階層化機能がないWebツールは利用すべきではない!」と言い切れるぐらい重要な機能です。

Todoistでは、無料アカウントでタスク階層化が利用できるので非常に便利でした。

Toodledoをやめた理由は、この機能が有料アカウントでしか利用できないことが大きかったです。

 

 

タスクの分類化

分類は上記のタスクを把握しやすいようにするために利用しています。

大分類・中分類は、基本変更しません。(中分類はプロジェクトによって追加します)

小分類は、タスクを細分化した時に利用します。

上記タスクを各分類に振り分けます。

 

自分は大分類、中分類を以下のようにしています。

「Inbox」: 分類分けの前に一旦格納する場所

「仕事」: 仕事に関係するタスクを格納

 ・朝タスク
 ・組織運営
 ・業務単位のプロジェクト(複数)

「プライベート」: プライベート関係するタスクを格納
 ・GTD
 ・学習
 ・資産管理
 ・投資計画
 ・健康
 ・旅企画
 ・その他のプロジェクト(複数)

「やることリスト」: 主にルーティーンタスクを格納

 ・カード管理
 ・家計簿管理
 ・税金管
 ・その他雑用

「買い物」: 買い物リストを記載する

「メモ」: タスクのテンプレートを保存しておく

 

 

タスクに期日をつける

期日は、期限ではなく、作業を実行する日にしています。

期限があるタスクは、「タスク名+(期限)」といった名前に変更します。

期限がないタスクは、期限を再検討する日を一旦入力しておきます。

自分の場合、仕事に関するタスクなら月曜日に設定し、プライベートに関するタスクなら日曜日に設定しています。

 

 

優先順位をつける

自分は、タスクの洗い出しと細分化、タスクの期限設定の時点で優先順位も付けています。

Todoistには優先順位によって色分けを行う機能がありますが、あまり有効に活用できていません。

注力したい項目などがあれば、優先順位を高く色分けしている感じかな。

 

 

常に最新にする

ここまでの作業を無駄にしないためには、逐次状況を更新(タスク追加、完了チェック、スケジュール変更)を行い、常に最新の状況を維持するように心がけています。

最新の状態が維持できなくなると、タスク管理の効果が実感できなくなり、混沌としたタスク管理に逆戻りになってしまいます。

常に最新に更新することが、タスク管理を継続するポイントです。

 

 

参考

Todoistを利用するにあたって、便利な機能を紹介しておきます。

(1)タスク名を太文字にする方法

  タスク名を「!!タスク名!!」と記載すると、タスク名が太文字で表示されます。

  複数タスクをまとめたプロジェクト名で利用すると見やすくなります。

(2)タスク名を斜体にする方法

  タスク名を「_タスク名_」と記載すると、タスク名が斜体で表示されます。

  複数タスクの切れ目を分かりやすくするため、斜体のタスクを挿入しています。

 

 

まとめ

Todoistの使い方というより、GTD(Getting Things Done)を継続させるための紹介になってしまいましたが、どのようなWebツールを利用するとなっても、基本となる考え方は同じかと思います。

 

Todoistの有料プランになると、もっと便利な機能が提供されるようですが、自分的には今の機能だけでも十分満足できる機能なので、有料プランに変更する意味があまりありません。

でも、少し言いすぎかもしれませんが、今や人生において無くてはならないツールとなっているので、このような便利なサービスを維持してもらうために有料プランに変更してもいいかなとも思っています。

 

早く自分流のタスク整理方法を確立して、その方法が実現できるツールに巡り合うことができれば、仕事にもプライベートにも時間を効率よく利用できるようになるので、人生をより豊かにすることができると考えています。

「混沌とした作業に忙殺されているよな!」と感じた時、今回紹介した方法を試してみてはいかがでしょうか。

 

おしまい。